I den digitale tidsalder bliver vores opmærksomhed konstant opslugt af forskellige ting. Derfor er det indimellem ganske forfriskende at slukke for både telefonen og computeren i en periode for at opnå lidt fred og ro.
Når du så endelig genåbner din computer eller telefon, er det ofte uundgåeligt, at der ligger adskillige ulæste e-mails og venter på dig. Det kan endda hænde, at en af dem kræver, at du skal dykke ned i de ældre e-mails for at finde en vigtig vedhæftet fil.
Problemet er, at din indbakke indeholder over 1000 gamle e-mails, og det bliver næsten en umulig opgave at lokalisere netop den e-mail, du leder efter.
Selvom e-mails utvivlsomt er en fantastisk opfindelse, kan det med den nærmest ubegrænsede lagerkapacitet til tekstbeskeder blive udfordrende at bevare et overblik over, hvad der gemmer sig i den overfyldte indbakke.
Derfor rådgiver Liz Gumbinner fra Cool Mom Tech nu Gmail-brugere til at anvende en specifik metode, der kan gøre det langt mere overskueligt at administrere tusindvis af e-mails.
Brug af etiketter
Liz anbefaler Gmail-brugere at oprette etiketter, der afspejler de år, hvor e-mails blev modtaget. For eksempel "Indbakke 2022" eller "Indbakke 2023". Dette gør det simpelt at identificere og organisere e-mails efter specifikke tidsperioder.
Hvis du ønsker at komme i gang med at organisere dine e-mails på denne måde, skal du besøge din Gmail-indbakke og skrive "in: label:inbox" i søgefeltet.
Herefter kan du markere alle e-mails i din indbakke, tildele dem en årsetiket og arkivere dem.
Derved får hver e-mail nu en etiket, som gør det muligt at søge efter dem baseret på modtagelsestidspunktet.
Hvis du ønsker at gå endnu dybere med denne metode, kan du benytte "Tilpasset tidsperiode" i søgeindstillingerne for at oprette etiketter som "2023 Q1" for første kvartal af 2023. Dette giver en mere præcis tidsangivelse og en bedre fornemmelse af, hvornår specifikke e-mails blev modtaget.
Derudover kan du eksperimentere med at oprette etiketter baseret på e-mails' indhold, såsom arbejdsrelaterede, personlige eller projektbaserede etiketter. Formålet er at fragmentere e-mails for at opretholde en velorganiseret og let søgbar arkivstruktur.
